Bei den nachstehenden Erläuterungen handelt es sich um allgemeine Informationen.

Standesamtliche Urkunden sind nur gültig, wenn sie aus dem Register der im Standesamt geführten Bücher erstellt  und vom zuständigen Standesbeamten beglaubigt worden sind. Kopien und Faxe sowie beglaubigte Urkunden von anderen Stellen (Polizei, Kirche, Meldeämter, Schulen und anderen Stellen) sind keine Urkunden im Sinne des PStG und können deshalb nicht  akzeptiert werden.

Bei Auslandsbeteiligung d.h. bei ausländischer Staatsangehörigkeit eines Beteiligten  oder  Ereignisse wie Heirat/Scheidung/Namensänderung/Adoption, die im Ausland erfolgt sind, ist es dringend erforderlich, persönlich Kontakt mit dem Standesamt aufzunehmen.

Urkunden allgemeinPersonenstandsregister werden am Ort des Ereignisses (Geburt, Eheschließung, Sterbefall) geführt. Von diesem örtlichen Standesamt werden dann auch Urkunden oder beglaubigte Abschriften aus den Registern erstellt. FamilienbuchAuf Grund der Änderung des PStG zum 01.01.2009 wird das Familienbuch als Eheregister beim Eheschließungsstandesamt fortgeführt. Darin enthaltene Teile wie Angaben über Eltern, Staatsangehörigkeit der Ehegatten und Angaben über Kinder werden nicht mehr fortgeführt und nehmen deshalb nicht mehr an der Beweiskraft teil.  Von dem als Heiratsregister fortgeführten Familienbuch können nach wie vor internationale Heiratsurkunden ausgestellt werden. Eine beglaubigte Abschrift aus dem Familienbuch wird nur noch als öffentliche Urkunde ausgestellt.

Urkundenanforderung

• Persönlich im Standesamt während der Öffnungszeiten. Hierzu ist die Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses notwendig

• Schriftliche Anforderung per Post oder FAX, sofern die Urkunde an den Betreffenden persönlich zugestellt werden soll. Hierzu benötigen wir folgende Informationen:  Ihre Anschrift, genaue Namensführung, Geburts-/Sterbe- /Eheschließungsdatum und Ort und falls möglich die Eintragsnummer.  Das Schreiben muss mit Ihrer Unterschrift versehen sein sowie eine Kopie des Ausweises beigefügt sein! Die Urkunde wird zusammen mit einer Rechnung über die anfallenden Gebühren übersandt. Bitte überweisen Sie die Gebühren innerhalb der angegebenen Frist um Mahngebühren zu vermeiden.
• Auf telefonische Anfrage oder per E-mail nur, wenn Sie Ihren Personalausweis oder Reisepass einscannen können oder die Urkunde persönlich oder durch schriftlich Bevollmächtigung unter Vorlage der Personalausweise oder Reisepässe im Standesamt abgeholt werden kann (Datenschutz).   Wir sind bemüht, Urkunden so schnell als möglich auszustellen. Grundsätzlich muss jedoch mit einer Bearbeitungszeit von 3-5 Arbeitstagen (ohne Postweg) gerechnet werden.  

Einsicht in Personenstandsregister
Personenstandsregister enthalten persönliche Daten, die strengen Datenschutzregelungen unterliegen. Die Erteilung von Urkunden und Auskünften kann gemäß § 62 des PStG nur von Personen verlangt werden, auf die sich der Eintrag bezieht,  Vorfahren und Abkömmlinge sowie Ehegatten bzw. Lebenspartner-innen.

Alle andere Personen (auch Familienangehörige) müssen ein rechtliches Interesse glaubhaft machen.  Ahnenforschung begründet kein rechtliches Interesse!

Urkunden können vom Standesamt oft nur anerkannt werden, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist. Für ausländische Urkunden gibt es je nach Land bestimmte Überbeglaubigungsarten, die vom Standesamt  bzw. Oberlandesgericht gefordert werden:

Legalisation
Die Legalisation ist eine amtliche Bescheinigung, die auf der ausländischen Originalurkunde nur durch die deutsche Auslandsvertretung des jeweiligen Ausstellungsstaates angebracht wird. Die deutsche Auslandsvertretung bescheinigt hierbei,  dass die Urkunde nach der Form und den Gesetzen des ausländischen Staates aufgenommen wurde, dass die Urkunde echt ist, der Aussteller der Urkunde zuständig war  und der unterzeichnende Beamte zur Unterschrift berechtigt war. Die Legalisation ist vom Urkundeninhaber selbst einzuholen.

Apostille
Auch eine Apostille ist die Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. Sie wird jedoch von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Die Apostille wird anstelle der Legalisation in den Vertragsstaaten des „Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ verlangt. Die Apostille ist vom Urkundeninhaber selbst einzuholen. Urkunden,  die vom Standesamt Leimen ausgestellt worden, sind werden vom Regierungspräsidium Karlsruhe mit einer Apostille versehen.

Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit von Urkunden durch die deutsche Auslandsvertretung
In Staaten, deren Urkundenwesen sich als unsicher erwiesen hat, ist die deutsche Auslandsvertretung nicht mehr in der Lage, die Echtheit von Urkunden durch Legalisation zu bestätigen. In diesen Fällen muss eine Prüfung der Urkunden über das Standesamt bei der jeweiligen Auslandsvertretung beantragt werden. In diesen Verfahren werden Urkunden durch Vertrauensanwälte der Auslandsvertretung auf deren Echtheit überprüft.  Die Bearbeitungszeit kann mehrere Monate in Anspruch nehmen. Die Kosten sind als Kaution vom Urkundeninhaber beim Standesamt zu hinterlegen.

Wer den Austritt aus einer öffentlich rechtlichen Religionsgemeinschaft erklären möchte, kann dies in Form einer persönlichen Erklärung bei dem für ihren/seinen Haupt-bzw. Nebenwohnsitz zuständigen Standesamt abgeben. Für Kinder unter 14 Jahren muss die Erklärung von den Sorgeberechtigten persönlich abgegeben werden.  Kinder ab 12 Jahren müssen mit anwesend sein und der Erklärung zustimmen.

Der/die Erklärende müssen ihre Identität mit einem gültigen Ausweis nachweisen. Die Gebühren betragen beim Standesamt Leimen 25,60 Euro, die sofort in bar zu entrichten sind.

Der Austritt ist am Tag der Abgabe beim Wohnsitzstandesamt wirksam. Die Steuerpflicht endet jedoch erst mit Beginn des folgenden Monats.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen während unserer Öffnungszeiten gerne zur Verfügung.